Verklaring geen privégebruik auto 2026: dit moet je weten

Wat houdt de verklaring geen privégebruik auto in?

Rijd je als ondernemer of werknemer in een auto van de zaak? Dan kun je onder bepaalde voorwaarden de zogenaamde ‘verklaring geen privégebruik auto’ aanvragen bij de Belastingdienst. Deze verklaring is essentieel als je wilt voorkomen dat je bijtelling betaalt voor het privégebruik van de bedrijfsauto. Simpel gezegd, als je op jaarbasis minder dan 500 privékilometers aflegt, hoef je geen bijtelling te betalen. De verklaring bevestigt dat de auto vrijwel uitsluitend voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt.

Deze verklaring is een schriftelijke overeenkomst tussen jou als werkgever en de werknemer, en dient door beide partijen te worden ondertekend. Het is jouw verantwoordelijkheid als werkgever om de kosten van de auto te dragen en ervoor te zorgen dat er geen onbedoelde fiscale gevolgen zijn voor de werknemer.

Hoe lang is de verklaring geen privégebruik auto geldig in 2026?

De verklaring geen privégebruik auto heeft in principe een onbeperkte geldigheidsduur. Echter, bepaalde wijzigingen in de situatie van de werknemer of het gebruik van de auto maken dat de verklaring moet worden ingetrokken. Het is cruciaal om deze situaties goed in de gaten te houden om problemen met de Belastingdienst te voorkomen.

Wanneer moet de verklaring worden ingetrokken?

• De werknemer gaat in het kalenderjaar 2026 meer dan 500 kilometer privé rijden.
• De werknemer heeft niet langer een auto van de zaak tot zijn beschikking.
• De werknemer gaat rijden in een bestelauto die buiten werktijd niet privé gebruikt mag worden.
• Er geldt een schriftelijk verbod op privégebruik voor de bestelauto waarin de werknemer rijdt.
• De werknemer gebruikt een bestelauto die (bijna) uitsluitend geschikt is voor het vervoer van goederen.
• Voor de bestelauto waarin de werknemer rijdt, geldt een eindheffing.
• Er is een (collectieve) afspraak gemaakt over het privégebruik van de (bestel)auto.

Wanneer blijft de verklaring geldig?

Niet elke wijziging leidt tot intrekking van de verklaring. De verklaring blijft bijvoorbeeld geldig in de volgende gevallen:

• De werknemer geeft een verandering van het kenteken op, bijvoorbeeld na vervanging van de auto.
• De werknemer meldt een kenteken dat nog niet bekend was bij de oorspronkelijke aanvraag van de verklaring.

Rittenregistratie: zo bewijs je minder dan 500 privékilometers

Om aan te tonen dat je werknemer in 2026 niet meer dan 500 privékilometers heeft gereden, is een nauwkeurige rittenregistratie onmisbaar. Deze registratie moet voldoen aan specifieke eisen van de Belastingdienst. Een sluitende rittenregistratie bevat onder andere de volgende gegevens voor elke rit:

• De datum van de rit.
• De begin- en eindstand van de kilometerteller.
• Het vertrek- en aankomstadres, inclusief eventuele tussenstops.
• De gereden route (indien afwijkend van de meest gebruikelijke route).
• Het karakter van de rit (zakelijk of privé).

Voldoet de rittenregistratie niet aan de eisen, of is er geen registratie bijgehouden? Dan moet je als werkgever de bijtelling voor privégebruik van de auto alsnog verrekenen met de autokosten van je onderneming. Dit kan leiden tot onverwachte naheffingen, dus zorg voor een waterdichte administratie.

Wijzigingen doorgeven aan de belastingdienst

Als de situatie van de werknemer verandert, is het belangrijk om dit tijdig door te geven aan de Belastingdienst. Dit doe je met het formulier ‘wijzigen of intrekken verklaring geen privégebruik auto’. Dit formulier is te downloaden via de website van de Belastingdienst of aan te vragen via de BelastingTelefoon.

Na ontvangst van de wijziging of intrekking stuurt de Belastingdienst binnen acht weken bericht. Als de verklaring wordt ingetrokken, moet de werknemer jou als werkgever hiervan zo snel mogelijk op de hoogte stellen. Je ontvangt zelf ook een brief van de Belastingdienst met de relevante informatie over de intrekking.

Veelgestelde vragen over de verklaring geen privégebruik en bijtelling

Wat is het doel van de verklaring geen privégebruik bedrijfsauto?

De verklaring geen privégebruik is bedoeld om te bevestigen dat een bedrijfsauto uitsluitend voor zakelijke doeleinden wordt ingezet. Dit betekent dat de werknemer de auto niet voor persoonlijke ritten gebruikt. Door deze verklaring te overleggen, voorkom je als werkgever dat de auto als een belastbaar voordeel in natura wordt gezien, waardoor de werknemer geen bijtelling hoeft te betalen voor het privégebruik. Zonder deze verklaring en een sluitende rittenregistratie, is de werknemer belastingplichtig over de bijtelling.

Hoe hoog is de bijtelling voor een auto van de zaak in 2026?

De hoogte van de bijtelling voor privégebruik van een auto van de zaak hangt af van de cataloguswaarde van de auto en het type brandstof. Voor 2026 gelden de volgende percentages:

• Elektrische auto’s: De bijtelling bedraagt 16% voor het deel van de catalogusprijs tot en met € 30.000. Voor het deel daarboven geldt het reguliere bijtellingspercentage.
• Brandstofauto’s (benzine, diesel, lpg): Hiervoor geldt een bijtelling van 22% van de volledige cataloguswaarde.

Het is belangrijk om deze percentages in de gaten te houden, aangezien ze jaarlijks kunnen wijzigen.

Wat moet er in een rittenregistratie staan?

Een correcte rittenregistratie is cruciaal om aan te tonen dat je minder dan 500 privékilometers hebt gereden. De Belastingdienst stelt hoge eisen aan deze registratie. Naast de eerder genoemde gegevens (datum, kilometerstand, adressen, route en karakter van de rit), is het ook raadzaam om de begin- en eindtijd van elke rit te noteren.

Welke stappen moet ik als werkgever nemen bij een verklaring geen privégebruik?

Als werkgever dien je de volgende stappen te doorlopen wanneer een werknemer een verklaring geen privégebruik auto wil aanvragen:

1. Beoordeel het gebruik: Controleer of het voertuig daadwerkelijk 100% zakelijk wordt ingezet en of privégebruik structureel minder dan 500 kilometer per jaar bedraagt.
2. Informeer de werknemer: Licht de werknemer uitgebreid voor over de implicaties van de verklaring en vraag diens akkoord.
3. Leg schriftelijk vast: Zorg voor een schriftelijke overeenkomst die zowel door jou als de werknemer wordt ondertekend.
4. Bewaar de verklaring: Bewaar de getekende verklaring zorgvuldig in je administratie; dit dient als bewijs bij eventuele controles door de Belastingdienst.
5. Voorkom privévergoedingen: Zorg ervoor dat er geen vergoedingen of verstrekkingen aan de werknemer plaatsvinden die betrekking hebben op privégebruik van het voertuig.