Wat is de verjaringstermijn van een factuur en waarom is die er?
Als ondernemer stuur je facturen voor geleverde producten of diensten. Het is essentieel om te weten dat deze vorderingen niet oneindig geldig blijven. De wet kent namelijk een verjaringstermijn: een periode waarna je een openstaande factuur niet langer juridisch kunt afdwingen. Dit betekent dat je na deze termijn geen aanspraak meer kunt maken op betaling via de rechter. Wat overblijft, is een ‘natuurlijke verbintenis’, wat neerkomt op een morele plicht voor de debiteur om te betalen, maar zonder juridische afdwingbaarheid. Het tijdig incasseren van je vorderingen is dus cruciaal.
De reden voor deze verjaringstermijnen is tweeledig. Ten eerste wordt voorkomen dat bewijsstukken en omstandigheden van jaren geleden nog moeten worden opgezocht en beoordeeld, wat vaak lastig of onmogelijk is. Ten tweede beschermt de wet de debiteur tegen onverwachte vorderingen die na lange tijd ineens opduiken en waarvoor mogelijk geen middelen of herinneringen meer bestaan.
De algemene verjaringstermijnen in 2026
De Nederlandse wet, met name het Burgerlijk Wetboek (artikel 3:306-325), regelt de verjaring van vorderingen. Hoewel er een algemene verjaringstermijn van 20 jaar bestaat voor bepaalde claims, gelden voor facturen kortere, specifieke termijnen die je als ondernemer goed moet kennen.
Zakelijke klanten: vijf jaar
Voor facturen die je stuurt aan andere bedrijven of zzp’ers (zakelijke klanten), geldt in principe een verjaringstermijn van vijf jaar. Deze termijn begint te lopen zodra de factuur opeisbaar is. Meestal is dit na het verstrijken van de betalingstermijn die op je factuur staat vermeld.
Consumenten: twee of vijf jaar
Bij verkoop aan consumenten (particulieren) maakt de wet onderscheid tussen producten en diensten:
- Producten (consumentenkoop): Verkoop je een product aan een consument, dan is de verjaringstermijn twee jaar. Dit geldt voor goederen zoals kleding, elektronica, meubels, maar ook voor levering van gas of elektriciteit. Deze kortere termijn is bedoeld om de consument te beschermen.
- Diensten: Voor diensten die je aan consumenten levert, zoals advies, reparaties, of kluswerkzaamheden, geldt een langere verjaringstermijn van vijf jaar.
Wanneer begint de verjaringstermijn te lopen?
De verjaringstermijn start op het moment dat de vordering ‘opeisbaar’ wordt. Dit is niet per se de factuurdatum, maar de datum waarop de betalingstermijn afloopt en de klant in gebreke blijft. Als je bijvoorbeeld een factuur stuurt op 1 januari 2026 met een betalingstermijn van 30 dagen, dan is de factuur opeisbaar vanaf 31 januari 2026. Vanaf die datum begint de verjaringstermijn dus te tellen.
Het is aan te raden om een duidelijke vervaldatum op je factuur te vermelden, bijvoorbeeld: ‘Gelieve te voldoen vóór 15 februari 2026’. Dit voorkomt discussie over de start van de termijn.
Verjaring voorkomen: stuiten en erkennen
Het is van groot belang om te voorkomen dat je openstaande vorderingen verjaren. Gelukkig kun je de verjaringstermijn ‘stuiten’, wat betekent dat deze opnieuw begint te lopen vanaf het moment van stuiting. Dit geeft je extra tijd om de betaling te innen.
Stuiting van de verjaring
Je stuit de verjaring door een duidelijke mededeling aan je debiteur te sturen waarin je ondubbelzinnig je recht op betaling voorbehoudt. Dit moet gebeuren vóórdat de oorspronkelijke verjaringstermijn is verstreken. Voorbeelden van stuitingshandelingen zijn:
- Een schriftelijke betalingsherinnering of aanmaning.
- Een brief waarin je de debiteur sommeert tot betaling.
- Het starten van een gerechtelijke procedure (dagvaarding).
Het is sterk aan te raden om een stuitingsbrief aangetekend te versturen, zodat je een bewijs van verzending en ontvangst hebt. Dit kan van pas komen als er later discussie ontstaat over de tijdigheid van de stuiting.
Erkenning van de vordering
Ook als de debiteur de vordering erkent, begint de verjaringstermijn opnieuw te lopen. Erkenning kan op verschillende manieren plaatsvinden:
- De debiteur doet een deelbetaling.
- De debiteur vraagt om uitstel van betaling.
- De debiteur stemt in met een betalingsregeling.
- De debiteur stuurt een schriftelijke verklaring waarin hij de schuld erkent.
Zorg ervoor dat je dergelijke erkenningen schriftelijk vastlegt, zodat je later bewijs hebt.
Hulp inschakelen bij onbetaalde facturen
Als je merkt dat een factuur niet betaald wordt en de verjaringstermijn nadert, kun je overwegen om externe hulp in te schakelen. Dit kan je veel tijd en kopzorgen besparen en de kans op succesvolle inning vergroten.
Incassobureau
Een incassobureau is vaak de eerste stap. Zij zijn gespecialiseerd in het innen van openstaande vorderingen en hanteren vaak een ‘no cure, no pay’-principe, wat betekent dat je alleen betaalt als zij succesvol zijn. Ze sturen aanmaningen en voeren onderhandelingen namens jou.
Advocaat of gerechtsdeurwaarder
Voor complexere zaken of wanneer een incassobureau geen resultaat boekt, kan een advocaat of gerechtsdeurwaarder uitkomst bieden. Zij kunnen juridische stappen ondernemen, zoals het leggen van beslag op eigendommen, het aanvragen van een faillissement, of het starten van een gerechtelijke procedure. De dreiging van dergelijke stappen motiveert debiteuren vaak tot snelle betaling.
Conclusie: wees proactief!
Als ondernemer is het essentieel om je administratie op orde te hebben en je openstaande facturen goed in de gaten te houden. Ken de verjaringstermijnen voor jouw specifieke situatie en wees proactief in het opvolgen van onbetaalde vorderingen. Door tijdig te herinneren, aan te manen of de verjaring te stuiten, voorkom je dat je recht op betaling verloren gaat en je financiële gezondheid in gevaar komt. Een efficiënt debiteurenbeheer is een hoeksteen van een gezonde bedrijfsvoering in 2026.
