Wanbetaling: een uitdaging voor veel mkb’ers
Niets is zo frustrerend als wachten op je geld. Te laat betaalde facturen kunnen een flinke druk leggen op je cashflow en zelfs de stabiliteit van je onderneming in gevaar brengen. Voor veel MKB’ers in Nederland is wanbetaling een bekend probleem. Uit recent onderzoek blijkt dat maar liefst 29% van de facturen te laat wordt betaald, waardoor ondernemers gemiddeld 4% van hun verwachte inkomsten mislopen. Het is daarom van groot belang dat je als ondernemer goed op de hoogte bent van je rechten en de stappen die je kunt ondernemen bij wanbetaling.
De wettelijke kaders voor betalingstermijnen in 2026
Om sneller betaald te krijgen, is het essentieel om de wettelijke regels rondom betalingstermijnen te kennen en deze correct toe te passen. Dit voorkomt misverstanden en geeft je een sterke positie bij eventuele wanbetaling.
Standaard betalingstermijn van 30 dagen voor B2B
Voor zakelijke transacties (business-to-business) geldt doorgaans een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. Deze termijn start op het moment dat de factuur is ontvangen, tenzij je hierover andere afspraken hebt gemaakt. Het is raadzaam om deze afspraken altijd schriftelijk vast te leggen, bijvoorbeeld in je algemene voorwaarden.
Geen vaste wettelijke termijn voor consumenten
Bij transacties met consumenten is er geen specifieke wettelijke betalingstermijn vastgelegd. Je mag zelf een redelijke termijn bepalen. Een termijn van 14 dagen wordt algemeen als standaard en redelijk beschouwd. Kortere termijnen kunnen als onredelijk worden ervaren, tenzij er sprake is van uitzonderlijke omstandigheden.
Vastleggen in algemene voorwaarden
Zorg ervoor dat je de betalingstermijn duidelijk communiceert naar je klanten. Dit doe je het beste in je offertes, op je facturen en vooral in je algemene voorwaarden. Hierin kun je ook opnemen wanneer de termijn ingaat en welke uitzonderingen er eventueel zijn.
Afwijkende betalingstermijnen voor bedrijven
Hoewel de standaard 30 dagen is, mogen zakelijke partijen onderling langere betalingstermijnen afspreken. Deze mogen echter de 60 dagen niet overschrijden. Alleen in zeer specifieke en uitzonderlijke situaties, bijvoorbeeld wanneer dit expliciet in langlopende contracten is vastgelegd, kan een langere termijn acceptabel zijn.
Bescherming van MKB tegen grootbedrijven
Ter bescherming van het midden- en kleinbedrijf (MKB) geldt een speciale regel: grote ondernemingen moeten facturen van MKB-bedrijven binnen 30 dagen voldoen. Een onderneming wordt als ‘groot’ beschouwd als deze voldoet aan minimaal twee van de volgende drie criteria:
- Meer dan 250 werknemers.
- Een netto-omzet van meer dan €40 miljoen.
- Een balanstotaal van meer dan €20 miljoen.
Voldoet een bedrijf hier niet aan, dan valt het onder het MKB.
Betalingstermijnen voor overheidsinstanties
Overheidsinstanties zijn in principe verplicht facturen binnen 30 dagen te betalen. In uitzonderlijke gevallen kan deze termijn tot maximaal 60 dagen worden verlengd, mits dit duidelijk is gecommuniceerd en gerechtvaardigd.
Wettelijke rente 2026: compensatie bij te late betaling
Als een factuur niet op tijd wordt betaald, heb je het recht om wettelijke rente in rekening te brengen. Dit is een compensatie voor de financiële schade die je lijdt door de vertraging.
Wat is wettelijke rente?
De wettelijke rente is een door de overheid vastgesteld percentage dat je in rekening mag brengen bij een debiteur die te laat betaalt. Er zijn twee vormen:
- Wettelijke handelsrente: Deze geldt voor zakelijke transacties (B2B) en is doorgaans hoger. Sinds 1 januari 2026 bedraagt de wettelijke handelsrente 11,25%.
- Gewone wettelijke rente: Deze geldt voor transacties met consumenten. Sinds 1 januari 2026 bedraagt deze 6%.
De wettelijke handelsrente is een effectief middel om zakelijke klanten te stimuleren op tijd te betalen, gezien het relatief hoge percentage.
Hoe bereken en factureer je wettelijke rente?
Je kunt de wettelijke rente berekenen vanaf de dag na de vervaldatum van de factuur. Veel online boekhoudprogramma’s kunnen deze berekening automatiseren en de rente toevoegen aan een herinnering of aanmaning. Zorg dat je de verschuldigde rente duidelijk vermeldt.
Stappenplan bij te laat betaalde facturen
Als je klant niet op tijd betaalt, is het belangrijk om gestructureerd te handelen. Dit vergroot de kans op een snelle betaling en minimaliseert extra kosten en frustratie.
1. herinneringen versturen
De eerste stap is altijd het versturen van een vriendelijke betalingsherinnering. Vermeld hierin duidelijk de oorspronkelijke factuurgegevens en de vervaldatum. Als hier geen reactie op komt, kun je een tweede herinnering sturen.
2. formele aanmaning
Blijven de herinneringen zonder resultaat? Dan is het tijd voor een formele aanmaning. Dit is een laatste waarschuwing voordat je verdere stappen onderneemt. Hierin kun je ook al wijzen op de mogelijkheid van wettelijke rente en incassokosten.
3. ingebrekestelling en incassokosten
Indien de aanmaning ook niet tot betaling leidt, verstuur je een ingebrekestelling. Hierin geef je de debiteur een laatste redelijke termijn (meestal 14 dagen) om te betalen, met de expliciete vermelding dat bij uitblijven van betaling buitengerechtelijke incassokosten in rekening worden gebracht. Deze kosten zijn wettelijk geregeld en afhankelijk van het openstaande bedrag. De maximale incassokosten 2026 zijn als volgt:
- 15% over de eerste €2.500 van de hoofdsom.
- 10% over de volgende €2.500 van de hoofdsom.
- 5% over de volgende €5.000 van de hoofdsom.
- 1% over de volgende €190.000 van de hoofdsom.
- 0,5% over het resterende bedrag, met een maximum van €6.775.
4. incassobureau of gerechtsdeurwaarder inschakelen
Als alle eerdere pogingen mislukken, kun je een incassobureau inschakelen. Zij nemen contact op met de debiteur en proberen de vordering te innen zonder tussenkomst van de rechter. Dit toont aan dat je serieus bent en zet debiteuren vaak aan tot betaling.
Mocht zelfs het incassobureau niet succesvol zijn, dan is de laatste stap het inschakelen van een gerechtsdeurwaarder. Deze kan een juridische procedure starten om een rechterlijk bevel tot betaling te verkrijgen, wat in extreme gevallen kan leiden tot beslaglegging op eigendommen van de debiteur.
Praktische tips voor een ijzersterk debiteurenbeheer
Voorkomen is beter dan genezen. Met een goed debiteurenbeheer minimaliseer je de kans op wanbetaling en houd je je cashflow gezond.
1. duidelijke afspraken vooraf
Zorg altijd voor heldere afspraken over betalingstermijnen, eventuele rente en incassokosten. Leg deze vast in je algemene voorwaarden en verwijs hiernaar op je offertes en facturen.
2. strak en consistent debiteurenbeheer
Houd je openstaande facturen nauwlettend in de gaten. Zodra een betalingstermijn is verstreken, onderneem je direct actie. Gebruik hiervoor eventueel gespecialiseerde software die je helpt overzicht te bewaren en herinneringen automatisch te versturen.
3. korting voor snelle betaling
Overweeg om een kleine korting aan te bieden (bijvoorbeeld 2-5%) als klanten binnen een kortere termijn betalen (bijvoorbeeld 7 of 10 dagen). Dit stimuleert snelle betalingen en verbetert je cashflow.
4. automatiseer je facturatie
De meeste moderne boekhoudpakketten bieden uitgebreide automatiseringsmogelijkheden voor je facturatieproces. Dit bespaart tijd, vermindert fouten en zorgt ervoor dat herinneringen en aanmaningen tijdig en consistent worden verstuurd. Zorg er ook voor dat het systeem direct koppelt met inkomende betalingen, zodat er geen onnodige herinneringen worden verstuurd naar klanten die al betaald hebben.
5. BTW terugvragen bij oninbare facturen
Als een factuur definitief oninbaar blijkt te zijn (bijvoorbeeld bij faillissement van je klant, door te bewijzen dat er na meerdere pogingen geen betaling meer te verwachten is, of uiterlijk na één jaar na de uiterste betaaldatum), kun je de reeds afgedragen btw terugvragen bij de Belastingdienst. Dit kan een belangrijke financiële tegemoetkoming zijn.
6. overweeg kredietverzekering of factoring
Voor extra zekerheid, vooral bij grotere bedragen of langere betalingstermijnen, kun je een kredietverzekering overwegen. Deze verzekert je tegen het risico van onbetaalde facturen. Factoring is een andere optie: hierbij verkoopt u uw facturen aan een factoringmaatschappij, die ze direct uitbetaalt en vervolgens zelf het debiteurenbeheer overneemt.
Bescherm je cashflow en focus op groei
Wachten op je geld is niet alleen frustrerend, het belemmert ook de groei van je onderneming. Door proactief te zijn, duidelijke afspraken te maken en effectief debiteurenbeheer toe te passen, bescherm je je cashflow en creëer je financiële ruimte om te investeren en te innoveren. Zorg dat je de wettelijke regels kent en pas deze slim toe om sneller betaald te krijgen en je bedrijf financieel gezond te houden.
