De essentie van vakantiedagen voor jouw onderneming
Als ondernemer ben je verantwoordelijk voor een correcte afhandeling van de vakantiedagen van je personeel. Sinds de aanpassingen van 2012, en met de huidige stand van zaken in 2026, is het cruciaal om op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving. Dit artikel loodst je door de belangrijkste aspecten, van opbouw tot het vervallen van dagen, zodat je compliant blijft en je medewerkers de rust krijgen die ze verdienen.
Wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen: wat is het verschil?
Elke werknemer heeft recht op een minimum aantal vakantiedagen per jaar. Dit zijn de zogenaamde wettelijke vakantiedagen. Voor een fulltime medewerker met een 40-urige werkweek komt dit neer op 20 dagen per jaar (viermaal de wekelijkse arbeidsduur). Voor parttimers wordt dit naar rato berekend. Veel cao’s of arbeidsovereenkomsten kennen daarnaast extra vakantiedagen toe; dit noemen we bovenwettelijke vakantiedagen.
Vervaltermijn van vakantiedagen in 2026
Een belangrijk onderscheid zit in de vervaltermijn:
- Wettelijke vakantiedagen: Deze vervallen zes maanden na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Dus, dagen opgebouwd in 2025 vervallen uiterlijk op 1 juli 2026, tenzij je werknemer redelijkerwijs niet in staat was deze op te nemen. Het doel hiervan is werknemers te stimuleren hun vakantiedagen tijdig op te nemen voor herstel en ontspanning.
- Bovenwettelijke vakantiedagen: Hiervoor geldt een verjaringstermijn van vijf jaar na het kalenderjaar van opbouw. Dagen opgebouwd in 2025 verjaren dus pas eind 2030.
Het is goed om te weten dat als een werknemer zowel wettelijke als bovenwettelijke dagen opneemt, de wettelijke dagen altijd als eerste worden afgeboekt.
Opbouw van vakantiedagen tijdens ziekte
Een veelgestelde vraag is wat er gebeurt met de opbouw van vakantiedagen tijdens ziekte. Sinds een uitspraak van het Europese Hof van Justitie bouwen werknemers ook tijdens ziekte gewoon vakantiedagen op. Dit betekent dat een langdurig zieke werknemer, net als een werkende collega, wettelijke en eventueel bovenwettelijke vakantiedagen blijft verzamelen.
Stel, een fulltime werknemer is twee jaar ziek. Dan bouwt deze persoon in die periode 40 wettelijke vakantiedagen op, naast de eventuele bovenwettelijke dagen.
Uitzonderingen op de vervaltermijn bij ziekte
De strikte vervaltermijn van zes maanden voor wettelijke vakantiedagen kan onder bepaalde omstandigheden worden opgeschoven. Dit is het geval als je werknemer redelijkerwijs niet in staat was om de vakantiedagen op te nemen. Denk hierbij aan langdurige ziekte, zwangerschapsverlof, of situaties waarin jij als werkgever je werknemer belette om vakantie op te nemen (bijvoorbeeld door personeelstekort of een piek in de werkzaamheden).
In deze situaties geldt de langere verjaringstermijn van vijf jaar. Het is echter wel aan de werknemer om aannemelijk te maken dat hij om een geldige reden zijn dagen niet heeft kunnen opnemen.
Stimuleer je personeel om vakantie op te nemen
Als werkgever heb je de plicht om je werknemers in de gelegenheid te stellen vakantie op te nemen. Dit geldt ook voor zieke werknemers. Vakantie dient immers ter recuperatie, iets wat voor zieke medewerkers minstens zo belangrijk is. Het is raadzaam om aan het begin van het jaar te inventariseren wanneer je personeel vakantie wil opnemen, en dit actief te communiceren.
Wanneer een zieke werknemer vakantie opneemt om te herstellen en tijdelijk vrijgesteld wil zijn van re-integratieverplichtingen, worden deze dagen van de vakantiedagen afgeschreven. Als de dagen echter onderdeel zijn van een re-integratietraject (bijvoorbeeld een week herstel thuis), dan tellen ze niet als opgenomen vakantiedagen in de zin van de wet.
Afspraken over vakantiedagen: wat mag en wat niet?
Hoewel de wet duidelijke kaders stelt, is het mogelijk om afspraken te maken die afwijken van de standaardregels, zowel individueel als collectief (bijvoorbeeld via een cao). Deze afspraken mogen echter nooit ten nadele zijn van de wettelijke rechten van de werknemer. Zo kun je bijvoorbeeld een langere vervaltermijn voor bovenwettelijke dagen afspreken, maar niet een kortere dan de wettelijk vastgestelde termijn voor wettelijke dagen, tenzij de werknemer redelijkerwijs geen vakantie kon opnemen.
Het is altijd belangrijk dat zowel werkgever als werknemer oog hebben voor het belang van het regelmatig opnemen van vakantiedagen voor de gezondheid en productiviteit van de werknemer.
Een nauwkeurige administratie is essentieel
Het correct bijhouden van de opbouw, opname en verval van vakantiedagen vereist een zorgvuldige administratie. Zorg voor een betrouwbaar systeem, of dit nu een digitaal HR-systeem is of een gedegen Excel-bestand. Dit voorkomt discussies, onduidelijkheden en eventuele juridische complicaties. Een heldere en transparante administratie draagt bij aan een goede werkrelatie en naleving van de wetgeving in 2026.
