Tankkaartfraude: een onzichtbare kostenpost
Als ondernemer met een wagenpark ben je waarschijnlijk altijd op zoek naar manieren om brandstofkosten te drukken. Je stimuleert zuinig rijgedrag, optimaliseert routes en zorgt voor goed onderhoud van je voertuigen. Maar sta je ook stil bij brandstoffraude? Hoewel het minder zichtbaar is, kan misbruik van tankkaarten een aanzienlijke kostenpost vormen voor je bedrijf. Recente gegevens laten zien dat een verrassend hoog percentage tankbeurten niet helemaal zuiver is. Het proactief opsporen en tegengaan van tankkaartfraude is dan ook een slimme zet die je bedrijf veel geld kan besparen.
Verschillende vormen van tankkaartfraude
Tankkaartfraude kent diverse gedaantes. Soms is het relatief onschuldig, zoals een medewerker die de tankpas gebruikt voor de privéauto van een partner. Maar het kan ook gaan om ernstiger misbruik, zoals:
- Privégebruik: Medewerkers vullen hun eigen voertuig of dat van familieleden met de zakelijke pas.
- Overmatig tanken: Er wordt meer brandstof getankt dan nodig is voor het zakelijke voertuig, waarschijnlijk met de intentie om dit later privé te gebruiken of te verkopen.
- Diefstal of skimming: De fysieke tankkaart wordt gestolen of de gegevens worden gekopieerd (geskimd), waarna onbevoegden er misbruik van maken.
- Verkeerde kilometerstanden: Het opgeven van onjuiste kilometerstanden om afwijkend brandstofverbruik te maskeren.
Ongeacht de vorm is het essentieel om deze praktijken te herkennen voordat je ze effectief kunt bestrijden.
Inzicht krijgen in brandstofverbruik
De eerste stap in het aanpakken van tankkaartfraude is het verkrijgen van gedetailleerd inzicht in het brandstofverbruik binnen je organisatie. Een goede start is om je medewerkers bij elke tankbeurt de kilometerstand te laten noteren. Dit geeft je een basis om mee te vergelijken. Echter, wees je ervan bewust dat dit alleen niet voldoende is.
Een afwijking tussen gereden kilometers en getankte liters kan duiden op fraude, maar het kan ook andere oorzaken hebben, zoals een inefficiënte rijstijl, achterstallig onderhoud van het voertuig, of simpelweg een foutieve invoer van de kilometerstand. Bovendien is er geen garantie dat de ingevoerde kilometerstand altijd accuraat is.
Signalen van fraude herkennen
Om echt grip te krijgen op tankkaartfraude, is het raadzaam om een stap verder te gaan en specifieke signalen te monitoren. Een modern fleetmanagementsysteem, bij voorkeur met integratie van je tankkaartgegevens, is hierbij een onmisbaar hulpmiddel. Zo’n systeem biedt je in één oogopslag gedetailleerd inzicht in potentiële fraudepatronen, zoals:
- Discrepanties in kilometerstanden: Vergelijk de daadwerkelijk afgelegde kilometers (via GPS-tracking of voertuigdata) met de opgegeven kilometerstand bij tankbeurten.
- Afwijkend brandstofverbruik: Analyseer het werkelijke brandstofverbruik van een voertuig tegenover de hoeveelheid aangeschafte liters. Een plotselinge of consistente stijging kan verdacht zijn.
- Tankvolume versus tankinhoud: Controleer of het getankte aantal liters de maximale tankinhoud van het betreffende voertuig overschrijdt. Dit is een duidelijke indicator van misbruik.
- Locatieafwijkingen: Registreer de locatie van tanktransacties en vergelijk deze met de locatie van het aan de tankkaart gekoppelde voertuig. Was het voertuig niet in de buurt van het tankstation ten tijde van de transactie? Dan is er mogelijk sprake van fraude.
- Meerdere tankbeurten kort na elkaar: Let op opeenvolgende tankbeurten met dezelfde pas, vooral als deze op grote afstand van elkaar plaatsvinden. Dit kan een sterk teken zijn van een geskimde of gestolen tankkaart.
Fraude voorkomen is beter dan genezen
Het herkennen van fraudesignalen is belangrijk, maar het is nog effectiever om fraude proactief te voorkomen. Hier zijn twee cruciale tips:
1. stimuleer verantwoord brandstofgebruik
Spreek je medewerkers aan op hun brandstofverbruik. Dit heeft een tweeledig effect: het vermindert niet alleen de brandstofkosten door efficiënter rijgedrag, maar het schrikt ook potentiële fraudeurs af. Wanneer medewerkers weten dat hun tankgedrag gemonitord wordt en dat je inzicht hebt in hun aankopen, zullen ze minder snel geneigd zijn tot misbruik.
2. benadruk veilige omgaan met tankkaarten
Wijs je bestuurders op hun verantwoordelijkheid voor een veilige omgang met tankkaarten. Veel gevallen van brandstofdiefstal zijn niet het gevolg van opzettelijk frauderende medewerkers, maar van gestolen of geskimde kaarten. Herinner je medewerkers regelmatig aan de volgende punten:
- Bewaar de tankkaart altijd veilig en laat deze niet onbeheerd achter.
- Deel de pincode nooit met anderen en schrijf deze nergens op.
- Controleer de terminal bij het tankstation op verdachte aanpassingen (skimming-apparatuur).
- Meld verlies of diefstal van de tankkaart direct, zodat deze geblokkeerd kan worden.
Blijf alert en houd inzicht
Het is belangrijk om te onthouden dat de meeste van je medewerkers het beste voor hebben met je onderneming. Echter, ook bij de meest loyale medewerkers is het verstandig om het brandstofverbruik in de gaten te houden. Sommigen zijn zich misschien niet bewust van hun inefficiënte rijstijl (bijvoorbeeld te hard optrekken of remmen). Door hen hierop aan te spreken, bespaar je niet alleen kosten, maar draag je ook bij aan veiliger rijgedrag op de weg.
Blijf dus scherp en behoud doorlopend inzicht in het brandstofverbruik van je wagenpark. Zo bescherm je je bedrijf tegen onnodige kosten en zorg je voor een efficiënt en eerlijk gebruik van bedrijfsmiddelen in 2026 en verder.
