Wanneer kun je btw terugvragen bij een oninbare vordering?
Als ondernemer kun je te maken krijgen met klanten die hun facturen niet betalen. Dat is vervelend, zeker als je de btw over die omzet al hebt afgedragen aan de Belastingdienst. Gelukkig kun je in veel gevallen deze btw terugvragen. Dit geldt wanneer redelijkerwijs vaststaat dat je de factuur (of een deel ervan) niet meer zult ontvangen. Dit moment kan lastig te bepalen zijn, maar is cruciaal voor het indienen van je teruggaveverzoek.
Stel, je hebt in 2025 goederen geleverd ter waarde van 50.000 euro exclusief 21% btw (10.500 euro). Deze 10.500 euro btw heb je netjes afgedragen in je btw-aangifte van het desbetreffende kwartaal. Als de klant de factuur niet betaalt en het is duidelijk dat dit ook niet meer zal gebeuren, kun je die 10.500 euro terugvragen.
Hoe vraag je btw terug?
Het terugvragen van btw bij oninbare vorderingen verloopt niet via de reguliere btw-aangifte. Je moet hiervoor een schriftelijk verzoek indienen bij de Belastingdienst. Zorg dat je dit verzoek tijdig indient, namelijk in het btw-tijdvak waarin het oninbaar worden van de vordering vaststaat. Een te late indiening kan leiden tot problemen of zelfs het vervallen van je recht op teruggave.
Belangrijk: Verreken de oninbare btw nooit zelf met de btw die je moet afdragen. Dit kan resulteren in een naheffingsaanslag met boetes, omdat de Belastingdienst hier strenge regels voor hanteert.
Betalingsregeling: behoud je recht op btw-teruggave
Soms wil je een klant behouden of verwacht je dat een faillissement weinig oplevert. Dan kan een betalingsregeling een uitkomst bieden. Maar heeft dit invloed op je recht om btw terug te vragen?
Wanneer je een betalingsregeling treft, ga je ervan uit dat de klant uiteindelijk wel (een deel van) de factuur zal betalen. Hierdoor staat nog niet vast dat de vordering oninbaar is. In zo’n situatie kun je de btw nog niet terugvragen. Het recht op teruggave ontstaat pas als duidelijk wordt dat de klant ook de betalingsregeling niet nakomt en de vordering alsnog oninbaar blijkt.
Voorkom schuldvernieuwing: let op de formulering
Wees extra voorzichtig bij het opstellen van een betalingsregeling. Als de regeling wordt uitgelegd als een ‘schuldvernieuwing’, verlies je je recht op btw-teruggave. Van schuldvernieuwing is sprake als je de oorspronkelijke vordering (uit hoofde van de levering) omzet in een nieuwe vordering, bijvoorbeeld een geldlening. De Belastingdienst beschouwt dit dan als een ‘betaling’ van de oorspronkelijke schuld, waardoor de btw niet langer oninbaar is.
Het is essentieel dat de betalingsregeling de aard van de oorspronkelijke vordering niet verandert. Zelfs als je rente afspreekt, hoeft dit geen schuldvernieuwing te zijn. De intentie van beide partijen is hierbij doorslaggevend. Als zowel jij als de klant de bedoeling hebben om de vordering om te zetten in een lening, vervalt je recht op btw-teruggave. Echter, als jij als leverancier de vordering eenzijdig omzet in een lening, behoud je in principe wel het recht op btw-teruggave mocht de klant later ook deze lening niet kunnen terugbetalen.
Laat je bij twijfel altijd adviseren door een fiscaal specialist om onnodige problemen met de Belastingdienst te voorkomen.
