De werkkostenregeling (wkr) en de ‘veilige haven’ van €2.400
De Werkkostenregeling (WKR) blijft een belangrijk onderwerp voor veel ondernemers. Het biedt de mogelijkheid om bepaalde vergoedingen en verstrekkingen aan personeel onbelast te geven, mits je binnen de gestelde kaders blijft. Een cruciaal aspect hiervan is de zogenaamde ‘veilige haven’ van €2.400 per werknemer per jaar. Dit bedrag mag je zonder uitgebreide discussie met de Belastingdienst aanwijzen als eindheffingsloon. Laten we dieper ingaan op hoe je deze ruimte in 2026 effectief benut.
Wat houdt de wkr precies in?
De WKR maakt het mogelijk om bepaalde zaken, zoals een kerstpakket, een thuiswerkvergoeding of een reiskostenvergoeding, onbelast aan je medewerkers te verstrekken. Dit kan zolang de totale waarde van deze vergoedingen binnen de vrije ruimte van de WKR valt. De vrije ruimte is een percentage van de totale fiscale loonsom van je onderneming.
De vrije ruimte wkr in 2026
Voor 2026 gelden de volgende percentages voor de vrije ruimte:
- 2% over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom.
- 1,18% over het bedrag van de fiscale loonsom dat boven de €400.000 uitkomt.
Overschrijd je deze vrije ruimte? Dan ben je verplicht om 80% eindheffing te betalen over het bedrag dat je te veel hebt verbruikt. Het is dus van belang om dit goed te monitoren.
De gebruikelijkheidstoets: wanneer is iets ‘gebruikelijk’?
Wanneer je besluit om iets als eindheffingsloon aan te wijzen, moet dit voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. Deze toets beoordeelt of de vergoeding of verstrekking niet uitzonderlijk afwijkt van wat normaal is in vergelijkbare situaties in de markt. De Belastingdienst hanteert hierbij een marge: een vergoeding mag niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden als gebruikelijk wordt beschouwd.
De €2.400 doelmatigheidsgrens: jouw ‘veilige haven’
Een belangrijk punt van duidelijkheid is de doelmatigheidsgrens van €2.400. De Belastingdienst heeft expliciet aangegeven dat vergoedingen en verstrekkingen tot dit bedrag per werknemer per jaar zonder verdere onderbouwing als eindheffingsloon mogen worden aangewezen. Deze grens fungeert als een ‘veilige haven’. Zolang je binnen dit bedrag blijft, accepteert de fiscus dit als gebruikelijk en hoef je geen belasting te betalen over deze specifieke aanwijzingen.
Dit betekent dat je voor bedragen tot €2.400 per werknemer geen uitgebreide gebruikelijkheidstoets hoeft uit te voeren. Dit bespaart je waardevolle tijd en voorkomt mogelijke discussies bij een belastingcontrole. Het biedt vooral kleine teams een praktische manier om extraatjes te geven zonder fiscaal risico.
Wanneer geldt de €2.400-grens niet?
De €2.400-grens is niet van toepassing op vergoedingen die onder een gerichte vrijstelling vallen. Gerichte vrijstellingen zijn posten die de Belastingdienst al als onbelast heeft aangemerkt, zoals:
- Reiskostenvergoedingen (tot de wettelijke norm per kilometer)
- Vergoedingen en voorzieningen voor thuiswerken (specifieke bedragen)
- Kosten voor zakelijke cursussen, trainingen en opleidingen
- Arbovoorzieningen
Deze posten vallen per definitie buiten de vrije ruimte en de doelmatigheidsgrens, omdat ze direct gericht zijn op de uitoefening van het werk of de verbetering van de arbeidsomstandigheden. Ze zijn altijd onbelast en hoef je dus niet aan te wijzen als eindheffingsloon.
Kom je boven de €2.400 uit met vergoedingen die wel aan de gebruikelijkheidstoets moeten voldoen (en niet onder een gerichte vrijstelling vallen)? Dan moet je wel kunnen aantonen dat het bedrag binnen de perken blijft in vergelijking met soortgelijke functies, bedrijven en sectoren.
Directeur-grootaandeelhouder (DGA) en de wkr
Ook als directeur-grootaandeelhouder (DGA) profiteer je van de WKR en de €2.400 ‘veilige haven’, aangezien je fiscaal als werknemer van je eigen BV wordt beschouwd. De Belastingdienst kijkt bij DGA’s vaak wel kritischer naar het zakelijke karakter van vergoedingen, omdat je zelf beslist over je loon en eventuele vergoedingen. Zorg dus voor een duidelijke onderbouwing, mocht dit nodig zijn.
Praktijkvoorbeelden van de doelmatigheidsgrens
Om de toepassing van de doelmatigheidsgrens te verduidelijken, hier enkele voorbeelden:
Voorbeeld 1: Reiskosten en eindejaarsuitkering
Stel, je werknemer ontvangt:
- €1.800 reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer (valt onder gerichte vrijstelling en is onbelast).
- €2.000 eindejaarsuitkering.
De reiskostenvergoeding hoeft niet in de WKR te worden ondergebracht. De eindejaarsuitkering valt wel onder de WKR. Omdat €2.000 binnen de €2.400 doelmatigheidsgrens blijft en deze grens nog niet eerder is benut voor deze werknemer, mag de volledige uitkering als eindheffingsloon worden aangewezen, zonder verdere toetsing.
Voorbeeld 2: Meerdere vergoedingen en een bonus
Een werkgever heeft al €1.500 aan diverse vergoedingen die aan de gebruikelijkheidseis voldoen als eindheffingsbestanddeel aangewezen voor een werknemer. Daarnaast wil de werkgever een bonus van €1.000 toekennen. De totale aanwijzingen komen dan op €1.500 + €1.000 = €2.500. Aangezien €2.500 de doelmatigheidsgrens van €2.400 overschrijdt, zal voor het bedrag boven de €2.400 (€100 in dit geval) aangetoond moeten worden dat het gebruikelijk is. De eerste €2.400 is zonder meer onbelast als eindheffingsloon aan te wijzen.
Praktische tips voor de werkkostenregeling in 2026
- Administratie is essentieel: Houd per werknemer nauwkeurig bij welke bedragen je aanwijst als eindheffingsloon.
- Benut de ‘veilige haven’: Gebruik de €2.400 grens strategisch voor bonussen, personeelsuitjes, cadeaubonnen, of eindejaarsuitkeringen.
- Monitor je vrije ruimte: Controleer jaarlijks de beschikbare vrije ruimte om te weten wat je kunt toekennen zonder overschrijding.
- Schakel expertise in: Bij twijfel, maak gebruik van gespecialiseerde software of raadpleeg je fiscale adviseur om zeker te zijn dat je binnen de regels blijft.
Door slim gebruik te maken van de WKR en met name de €2.400 grens, kun je je medewerkers onbelast extra waardering tonen, terwijl je tegelijkertijd de administratieve last en fiscale risico’s minimaliseert.
