Effectief omgaan met ongewenst gedrag van werknemers
Als ondernemer wil je een productieve en prettige werksfeer. Helaas kan ongewenst gedrag van een werknemer die harmonie verstoren. Het is dan cruciaal om als werkgever correct en zorgvuldig te handelen, zowel om de rust te herstellen als om juridische complicaties te voorkomen. Je kunt niet zomaar alle maatregelen treffen die je wenst. Dit artikel beschrijft de stappen en overwegingen die je in 2026 moet nemen om adequaat in te grijpen en welke sancties je kunt toepassen.
De basis: feiten verzamelen en dialoog aangaan
Voordat je overgaat tot sancties, is een grondige feitenverzameling essentieel. Ga het gesprek aan met de betrokken werknemer en geef hem of haar de gelegenheid om de situatie vanuit zijn of haar perspectief toe te lichten. Zijn er omstandigheden die het gedrag kunnen verklaren? Zijn er collega’s betrokken als getuigen of slachtoffers? Verzamel zo veel mogelijk bewijs dat je beslissing kan beïnvloeden. Pas wanneer je een helder beeld hebt van de situatie, kun je bepalen of en welke sanctie passend is.
Sancties onderbouwen: proportionaliteit en subsidiariteit
Elke disciplinaire maatregel die je oplegt, moet zorgvuldig en met een goede reden gebeuren. De sanctie moet proportioneel zijn, wat betekent dat de straf in verhouding moet staan tot de ernst van het vergrijp. Overweeg hierbij de ernst van de misdraging, de mate waarin de werknemer wist dat hij regels overtrad, en of er eerdere waarschuwingen zijn gegeven. Bovendien geldt het subsidiariteitsbeginsel: zwaardere sancties zijn pas toegestaan als mildere alternatieven, zoals een gesprek, begeleiding of coaching, geen effect hebben gehad.
Stapsgewijs ingrijpen: van mild naar zwaar
1. de officiële waarschuwing
Als een mondelinge aanpak niet volstaat, is een officiële schriftelijke waarschuwing de volgende stap. Dit is een duidelijk signaal dat bepaald gedrag niet wordt getolereerd. Beschrijf nauwkeurig wat er is gebeurd, verwijs naar eventuele eerdere waarschuwingen, leg uit hoe de werknemer heeft gereageerd en, heel belangrijk, benoem de consequenties bij herhaling. Zorg voor een ontvangstbevestiging.
2. aanpassing van werkzaamheden of functie
Bij aanhoudend ongewenst gedrag kun je overwegen de invulling van iemands functie aan te passen. Dit kan inhouden dat je andere taken toewijst of werkomstandigheden wijzigt. Dit valt onder je instructierecht als werkgever, maar de maatregel moet redelijk zijn en zorgvuldig worden overwogen. Denk hierbij aan het intrekken van bevoegdheden, bijvoorbeeld geen klantcontact meer of geen bestellingen meer plaatsen namens het bedrijf. Dit geeft een duidelijk signaal zonder direct het zwaarste middel in te zetten.
3. overplaatsing binnen het bedrijf
Een tijdelijke of permanente overplaatsing kan een passende oplossing zijn bij wangedrag, vooral als de verhoudingen op een afdeling verstoord zijn. Als in de arbeidsovereenkomst geen vaste standplaats is afgesproken, of als deze voorziet in de mogelijkheid tot wijziging van de werkplek, is overplaatsing in principe toegestaan. Ook hier geldt dat het besluit redelijk en zorgvuldig gemotiveerd moet zijn, met een goede afweging van alle belangen.
4. op non-actief stellen of schorsing
Het op non-actief stellen of schorsen van een werknemer is een zwaardere maatregel, waarbij de werknemer tijdelijk geen toegang heeft tot de werkplek. Deze maatregel mag alleen worden ingezet in ernstige gevallen, bijvoorbeeld wanneer er een intern onderzoek loopt naar ernstig wangedrag en het niet verantwoord is dat de medewerker blijft werken, of bij een ernstig conflict dat de werksituatie onhoudbaar maakt. Schorsing dient niet als straf, maar als een middel om rust te creëren of een situatie te onderzoeken.
Let op: In veel cao’s is de maximale schorsingsduur beperkt, vaak tot 14 dagen, eventueel met een eenmalige verlenging. Tijdens de schorsing ben je in principe verplicht het loon door te betalen. Sinds de invoering van de Wet werk en zekerheid is de ruimte om het loon niet door te betalen zeer beperkt, zelfs bij ontoelaatbaar gedrag. Alleen als het niet kunnen werken aan de werknemer zelf te wijten is (bijvoorbeeld door detentie of het verlies van een vereiste bevoegdheid), kan het recht op loon vervallen.
5. boete opleggen
Een boete mag alleen worden opgelegd als dit schriftelijk is vastgelegd in de arbeidsvoorwaarden, in een zogenaamd boetebeding. In dit beding moet duidelijk staan welk gedrag verboden is, wat de hoogte van de boete is en wat er met het bedrag gebeurt (het mag niet in je eigen bedrijfskas vloeien). Je kunt niet én een boete én een schadevergoeding eisen voor dezelfde gedraging.
6. loon inhouden bij onvoldoende re-integratie
Bij langdurig ziekteverzuim kan een loonstop of -opschorting een middel zijn om de werknemer te stimuleren tot re-integratie. Bij loonopschorting houd je tijdelijk het salaris in; als de werknemer weer meewerkt, betaal je dit met terugwerkende kracht uit. Een loonstop betekent dat de werknemer definitief geen salaris krijgt zolang hij niet meewerkt aan re-integratie. Cruciaal hierbij is dat je de werknemer vooraf duidelijk waarschuwt en informeert over de gevolgen.
7. demotie: terugzetting naar een lagere functie
In sommige cao’s is het mogelijk een werknemer terug te zetten naar een lagere functie (demotie). Dit is een zeer ingrijpende sanctie en mag alleen worden toegepast als er sprake is van een zwaarwegende reden, zoals herhaald ongewenst gedrag waarbij eerdere waarschuwingen en verbetertrajecten geen effect hebben gehad. De demotie moet altijd goed onderbouwd en redelijk zijn.
8. ontslag: de zwaarste consequentie
De meest ingrijpende sanctie bij wangedrag is ontslag. Dit kan op verschillende manieren: met wederzijds goedvinden, van rechtswege (bijvoorbeeld bij een tijdelijk contract dat afloopt), of via een procedure bij de kantonrechter of het UWV.
- Ontslag op staande voet: Bij een dringende reden, zoals diefstal, mishandeling of andere ernstige misdrijven, kun je een werknemer op staande voet ontslaan. De reden moet onverwijld, dus direct, aan de werknemer worden medegedeeld en de reden moet zo ernstig zijn dat de arbeidsovereenkomst per direct moet eindigen.
- Ontslag via de kantonrechter: Als er geen sprake is van een dringende reden, maar het gedrag van de werknemer wel onacceptabel is, kun je de arbeidsovereenkomst laten ontbinden door de kantonrechter. Een cruciaal aspect hierbij is een waterdicht ontslagdossier. Je moet het disfunctioneren of wangedrag uitvoerig kunnen bewijzen met schriftelijke stukken en documenten. De werknemer moet bovendien tijdig zijn geïnformeerd en de gelegenheid hebben gekregen zijn functioneren te verbeteren. Zonder een ‘voldragen grond’ en een compleet dossier, zal de kantonrechter de arbeidsovereenkomst niet ontbinden.
Creëer een solide basis en zoek advies
Reglementen en arbeidscontracten
Hoewel niet alle disciplinaire maatregelen wettelijk zijn vastgelegd, kun je ze als werkgever toepassen mits ze noodzakelijk en proportioneel zijn. Een helder reglement of arbeidscontract waarin gedragsregels en mogelijke sancties zijn opgenomen, biedt een stevige juridische basis. Zorg dat werknemers hiervan op de hoogte zijn en de regels hebben ontvangen en begrepen.
Juridisch advies is onmisbaar
Bij het opleggen van sancties is het altijd raadzaam om juridisch advies in te winnen. Een gespecialiseerde advocaat of juridisch adviseur kan je helpen controleren of je aan alle regels voldoet en voorkomt kostbare fouten. Controleer of juridisch advies is gedekt door je rechtsbijstandsverzekering.
Transparantie en documentatie
Duidelijkheid is van groot belang, ook naar collega’s van de betrokken werknemer (uiteraard met inachtneming van privacy). Leg uit waarom een bepaalde sanctie is opgelegd en documenteer elke stap zorgvuldig: gesprekken, officiële waarschuwingen, feitenonderzoek en de uiteindelijke beslissing. Dit voorkomt misverstanden en discussies achteraf en zorgt voor een transparante bedrijfsvoering.
