Personeelskosten: een waardevol, maar kostbaar bezit
Personeel vormt de ruggengraat van je onderneming, een onmisbare kracht. Tegelijkertijd vertegenwoordigen loon- en aanverwante kosten een aanzienlijke uitgavepost. Vooral in tijden van economische onzekerheid of wanneer je bedrijf onder druk staat, is het essentieel om kritisch naar deze kosten te kijken. Gelukkig zijn er diverse methoden om te besparen zonder direct te hoeven ingrijpen in salarissen, functies of secundaire arbeidsvoorwaarden. Hieronder vind je 9 praktische tips die je als ondernemer direct kunt toepassen in 2026.
In het kort:
- Bied aantrekkelijke alternatieven voor salarisverhogingen, zoals onbelaste vergoedingen of een cafetariaregeling.
- Maak optimaal gebruik van subsidies en loonkostenvoordelen bij de werving van specifieke doelgroepen.
- Stimuleer thuiswerken om kantoor- en reiskosten te minimaliseren.
- Controleer en schrap overbodige uitgaven, zoals ongebruikte abonnementen of dure leasecontracten.
- Investeer in preventie van ziekteverzuim en betrek je team actief bij het identificeren van besparingsmogelijkheden.
1. denk anders over loon en arbeidsvoorwaarden
Bij het aannemen van nieuw personeel of het herzien van bestaande contracten, hoeft een hoog brutosalaris niet altijd de enige drijfveer te zijn. Je kunt in de arbeidsovereenkomst ook gunstige secundaire arbeidsvoorwaarden opnemen. Een slimme optie is de cafetariaregeling, waarbij werknemers een deel van hun brutoloon kunnen omzetten in onbelaste vergoedingen. Denk hierbij aan een fiets van de zaak of extra vakantiedagen. Dit levert de werknemer fiscaal voordeel op, terwijl jij als werkgever bespaart op werkgeverslasten. Het geeft je medewerkers bovendien de flexibiliteit om hun beloningspakket af te stemmen op hun persoonlijke levensfase en -stijl.
Salarisonderhandelingen: netto voordeel, minder lasten
Een bruto salarisverhoging brengt voor jou als werkgever hoge kosten met zich mee. Overweeg bij salarisonderhandelingen een alternatieve aanpak: bied een netto kostenvergoeding aan in plaats van een bruto loonsverhoging. Voor de werknemer voelt dit direct als een tastbaar voordeel, terwijl jij aanzienlijk bespaart op de werkgeverslasten.
Optimaliseer de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling (wkr)
Let wel op dat dergelijke vergoedingen doorgaans vallen binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Overschrijd je deze vrije ruimte, dan betaal je over het overschrijdende deel 80 procent eindheffing. Het is dus van belang om de vrije ruimte van de WKR zo efficiënt mogelijk te benutten. Binnen de gestelde kaders zijn dit onbelaste vergoedingen zonder extra lasten voor jou als werkgever.
2. benut subsidies en regelingen voor werkgevers
De overheid stimuleert het aannemen van personeel uit specifieke doelgroepen middels diverse subsidies en regelingen. Maak hier als werkgever slim gebruik van.
Loonkostensubsidie: een steuntje in de rug
Het in dienst nemen van een zieke of arbeidsbeperkte werknemer kan op het eerste gezicht financieel nadelig lijken, aangezien je minstens het wettelijk minimumloon en vakantiegeld moet betalen, zelfs als de productiviteit lager is. Echter, de loonkostensubsidie biedt hiervoor een oplossing. Je kunt deze subsidie aanvragen om het verschil tussen het minimumloon en de daadwerkelijke loonwaarde van de werknemer vergoed te krijgen. Deze subsidie kan oplopen tot 70% van het minimumloon, plus een vergoeding voor je werkgeverslasten. Er bestaat ook een gemeentelijke loonkostensubsidie van 50% van het minimumloon, bedoeld voor snelle plaatsing, voor maximaal de eerste zes maanden in overleg met de werkgever.
Voorwaarden voor de Werknemer:
Je komt in aanmerking voor loonkostensubsidie als de werknemer aan alle drie de volgende voorwaarden voldoet:
- Er is sprake van een ziekte of handicap.
- De werknemer ontvangt een uitkering in het kader van de Participatiewet.
- De werknemer valt onder de doelgroep van de banenafspraak.
Loonkostenvoordeel (lkv): een financiële tegemoetkoming
Als werkgever kun je ook profiteren van loonkostenvoordelen (LKV). Dit is een jaarlijkse tegemoetkoming in de loonkosten voor het in dienst nemen van oudere werknemers (vanaf 56 jaar) en mensen met een arbeidsbeperking. Het gaat om een vast bedrag per jaar, dat kan oplopen tot €2.000 of €6.000, afhankelijk van de doelgroep. Controleer of je recht hebt op het loonkostenvoordeel. De werknemer moet hiervoor een doelgroepverklaring LKV aanvragen bij de gemeente of het UWV. Jij dient het verzoek zelf in via de loonaangifte, waarna de Belastingdienst na afloop van het kalenderjaar uitkeert.
Let op! Voor oudere werknemers met een arbeidsovereenkomst vanaf 1 januari 2024 wordt het loonkostenvoordeel per 1 januari 2026 afgeschaft.
Overige voordelige regelingen:
- Proefplaatsing WW’ers: Laat WW-gerechtigden twee maanden op proef werken met behoud van uitkering. Dit vraag je aan bij het UWV.
- Loondispensatie Wajongers: Bij Wajongers kun je tijdelijk minder loon uitkeren als hun productiviteit lager is dan verwacht.
- No-riskpolis UWV: Valt een nieuwe werknemer onder de no-riskpolis, dan loop je minder financieel risico bij ziekte. Je betaalt geen extra premie Werkhervattingskas en hoeft bij ziekte minder lang het loon door te betalen.
3. thuiswerken: win-win voor werkgever en werknemer
Stimuleer je werknemers om vaker thuis te werken. Dit resulteert in besparingen op diverse fronten: minder verbruik van kantoorartikelen, lagere energiekosten en potentieel minder benodigde kantoorruimte. Een flexibel werkpleksysteem kan zelfs leiden tot de mogelijkheid om met een kleinere locatie toe te kunnen. Overweeg ook het aanpassen van de vaste reiskostenvergoeding voor werknemers die structureel thuiswerken, uiteraard binnen de kaders van de arbeidsovereenkomst.
4. schrap onnodige abonnementen en licenties
Neem de tijd om alle lopende abonnementen en softwarelicenties kritisch te bekijken. Gebruikt iedereen alle software? Zijn er nog abonnementen op naam van oud-medewerkers? Betrek je team bij deze inventarisatie; zij weten vaak het beste wat echt nodig is en wat geschrapt kan worden.
5. overwerk compenseren in tijd in plaats van geld
Indien contractueel vastgelegd, kun je overwerk compenseren in extra vrije tijd in plaats van in geld. Dit bespaart loonkosten en wordt vaak gewaardeerd door werknemers als een waardevolle secundaire arbeidsvoorwaarde.
6. slimme keuzes voor zakelijk vervoer
De auto van de zaak blijft een aanzienlijke kostenpost. Overweeg alternatieven: stimuleer carpoolen, herzie leasecontracten of stap over op zakelijke deelauto’s. Veel afspraken met klanten kunnen tegenwoordig efficiënt online worden afgehandeld, wat reisbewegingen overbodig maakt. Daarnaast zijn er diverse fiscale voordelen te behalen met reizen via het openbaar vervoer, een fiets van de zaak of een mobiliteitsbudget.
7. voorkom ziekteverzuim actief
Ziekteverzuim brengt hoge kosten met zich mee: loondoorbetaling, vervanging en re-integratiekosten. Een goed doordacht verzuimbeleid is cruciaal om onnodige uitval te voorkomen. Overweeg een ziekteverzuimverzekering, maar analyseer daarbij kritisch de premie en dekkingsvoorwaarden.
8. efficiënt afscheid nemen van medewerkers
Wanneer je afscheid moet nemen van een werknemer, is een ontslag met wederzijds goedvinden vaak voordeliger dan een procedure via het UWV of de rechter. Bij twijfel over nieuwe medewerkers is het verstandig de proeftijd optimaal te benutten; dit voorkomt kostbare procedures op een later moment. Zorg er bovendien voor dat de vertrekkende werknemer zoveel mogelijk vakantiedagen opneemt vóór de uitdiensttreding, om uitbetaling in geld te voorkomen.
9. betrek je team bij besparingsinitiatieven
Transparantie is key. Communiceer openlijk over de noodzaak van kostenbesparingen en licht de genomen maatregelen toe. Nodig je personeel uit om mee te denken en ideeën aan te dragen. Dit creëert niet alleen draagvlak binnen je organisatie, maar kan ook leiden tot verrassend effectieve en innovatieve besparingsoplossingen.
Inzicht in je werkelijke personeelskosten?
Wil je precies weten wat je personeel écht kost? De bruto salarissen zijn slechts een deel van het verhaal. Werkgeverslasten zoals premies, verzekeringen en pensioen spelen een grote rol en worden vaak onderschat. Met een geactualiseerde personeelskosten rekentool voor 2026 krijg je een helder overzicht van al je kosten, volledig conform de nieuwe wet- en regelgeving die geldt vanaf 1 januari 2026.
