Wat houdt de thuiswerkvergoeding precies in?
Als ondernemer wil je dat je medewerkers comfortabel en productief kunnen werken, ook als ze thuis zijn. De thuiswerkvergoeding biedt een uitkomst: het is een bedrag dat je als werkgever belastingvrij kunt uitkeren om je personeel te compenseren voor de extra kosten die thuiswerken met zich meebrengt. Denk hierbij aan uitgaven voor energie, internet, water, koffie en zelfs kantoorartikelen.
Hoewel een thuiswerkvergoeding niet wettelijk verplicht is, draagt het wel bij aan een positieve werkervaring en toont het waardering voor je werknemers. Bovendien helpt het hen om een professionele en aangename thuiswerkplek te onderhouden, wat uiteindelijk de productiviteit ten goede komt.
Tarief en fiscale voordelen in 2026
Per 1 januari 2026 is het maximale bedrag dat je belastingvrij kunt vergoeden voor thuiswerken vastgesteld op € 2,45 per dag. Dit betekent dat je over dit bedrag geen loonheffing hoeft af te dragen.
Wil je méér vergoeden dan € 2,45 per dag? Dat mag zeker. Houd er dan wel rekening mee dat over het bedrag dat boven deze grens uitkomt, je wel loonheffing verschuldigd bent. Het is dus belangrijk om deze afweging te maken binnen je budget en personeelsbeleid.
Thuiswerkvergoeding versus reiskostenvergoeding: de keuze
Een veelgestelde vraag is of je zowel een thuiswerkvergoeding als een reiskostenvergoeding kunt geven. Het antwoord is nee: je kunt je werknemers óf een thuiswerkvergoeding óf een onbelaste reiskostenvergoeding geven. De logica hierachter is eenvoudig: als iemand thuiswerkt, reist diegene niet naar kantoor, en vice versa.
De onbelaste reiskostenvergoeding voor eigen vervoer bedraagt in 2026 maximaal € 0,23 per kilometer. Reist je personeel met het openbaar vervoer? Dan kun je kiezen voor het onbelast vergoeden van de daadwerkelijke OV-kosten of een kilometervergoeding van maximaal € 0,23 per kilometer.
Combineren van vergoedingen bij hybride werken
Bij hybride werken, waarbij werknemers zowel thuis als op kantoor werken, kun je afspraken maken over de toekenning van de vergoedingen. Voor dagen dat een medewerker thuiswerkt, krijgt hij de thuiswerkvergoeding. Op dagen dat diegene naar kantoor reist, ontvangt hij de reiskostenvergoeding. Je kunt er ook voor kiezen om de werknemer zelf te laten bepalen welke vergoeding hij op een specifieke dag ontvangt, afhankelijk van de situatie.
Vaste vergoedingen en administratieve lasten
Om de administratie te vereenvoudigen, kun je met je werknemers vaste afspraken maken over hun werklocatiepatroon. Bijvoorbeeld: een werknemer werkt twee dagen thuis en reist drie dagen naar kantoor. Je kunt dan een vaste thuiswerkvergoeding voor twee dagen uitkeren en een vaste reiskostenvergoeding voor de overige dagen.
Deze vaste vergoedingen hoef je niet direct aan te passen als er incidenteel een dagje meer of minder thuisgewerkt wordt. Pas bij een structurele wijziging in het werkpatroon is een aanpassing nodig. Dit scheelt aanzienlijk in de administratieve rompslomp en zorgt voor meer duidelijkheid voor zowel werkgever als werknemer.
Gerichte vrijstellingen voor de thuiswerkplek
Naast de dagelijkse thuiswerkvergoeding zijn er ook mogelijkheden om de inrichting van de thuiswerkplek belastingvrij te vergoeden. Denk hierbij aan de aanschaf van een ergonomische bureaustoel, een goed bureau of specifieke computerapparatuur. Deze kosten vallen onder de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (WKR). Dit betekent dat je als werkgever geen belasting hoeft te betalen over de vergoeding of verstrekking van dergelijke middelen.
Het is belangrijk te benadrukken dat ook voor de thuiswerkplek de Arbowet geldt. Je bent als werkgever verplicht om te zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving, ongeacht waar je werknemer zijn werkzaamheden uitvoert. Dit omvat ook het controleren of de thuiswerkplek voldoet aan de gestelde eisen.
