Wat is de verklaring geen privégebruik auto precies?
Als ondernemer die een auto van de zaak ter beschikking stelt aan je werknemers, weet je dat bijtelling een belangrijk fiscaal vraagstuk is. De Verklaring geen privégebruik auto is een officieel document waarmee je werknemer aangeeft minder dan 500 privékilometers per kalenderjaar te rijden met de bedrijfsauto. Zodra jij als werkgever een kopie van deze ondertekende verklaring ontvangt, mag je de bijtelling voor die specifieke werknemer stopzetten. Dit kan een aanzienlijke besparing opleveren, zowel voor je werknemer als voor je loonadministratie.
Het is echter essentieel om te begrijpen dat de Belastingdienst streng controleert. De verklaring is geen vrijbrief: je werknemer moet te allen tijde kunnen aantonen dat de grens van 500 privékilometers niet is overschreden. Dit vergt een nauwkeurige administratie.
Voorwaarden voor de verklaring geen privégebruik auto in 2026
Voordat je de bijtelling stopzet op basis van een Verklaring geen privégebruik, is het cruciaal om de bijbehorende voorwaarden goed te kennen:
- Bewijslast bij werknemer: De verklaring zelf is geen voldoende bewijs. Bij een controle van de Belastingdienst moet je werknemer kunnen aantonen dat het aantal privékilometers daadwerkelijk onder de 500 is gebleven.
- Kennis van privégebruik: Als je als werkgever weet dat je werknemer in werkelijkheid meer dan 500 kilometer privé rijdt, mag je de verklaring niet accepteren. Doe je dit wel, dan riskeer je een naheffingsaanslag voor loonbelasting/premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw).
- Duur en wijzigingen: De verklaring is in principe voor onbepaalde tijd geldig. Echter, bij wijzigingen in het privégebruik (bijvoorbeeld door een verhuizing of nieuwe gezinssamenstelling) moet de verklaring worden herzien of ingetrokken.
- Collectieve afspraken: Heb je als bedrijf collectieve afspraken gemaakt met de Belastingdienst over het privégebruik van bedrijfsauto’s door je personeel? Dan kunnen je werknemers geen individuele Verklaring geen privégebruik aanvragen.
- Meerdere werkgevers: Als een werknemer in hetzelfde kalenderjaar meerdere werkgevers heeft en bij beide een auto van de zaak gebruikt, tellen de privékilometers van de eerste werkgever niet mee voor de beoordeling bij de tweede werkgever. Elke werkgever moet de situatie afzonderlijk beoordelen.
Bewijs leveren: rittenregistratie en meer
Het belangrijkste aspect bij de Verklaring geen privégebruik auto is de bewijsvoering. Je werknemer moet, zowel tijdens als na afloop van een kalenderjaar, kunnen aantonen dat de grens van 500 privékilometers niet is overschreden. De Belastingdienst controleert hier streng op.
De meest waterdichte methode is een sluitende rittenregistratie. Hierin staan per rit de volgende gegevens:
- Datum
- Begin- en eindstand van de kilometerteller
- Vertrek- en aankomstadres
- De gereden route (indien afgeweken van de meest gebruikelijke)
- Het karakter van de rit (zakelijk of privé)
Naast een rittenregistratie kunnen ook andere documenten als bewijs dienen, zoals:
- Agenda’s
- Tankbonnen
- Garagenota’s
- Parkeerbonnen
- Werkroosters
- Vakantieoverzichten en verlofregistraties
- Ziektestaten
Het zorgvuldig bewaren van alle documenten die gerelateerd zijn aan de auto en de autokosten is essentieel. Dit maakt het makkelijker om bij een eventuele controle snel en adequaat te reageren. Overweeg bijvoorbeeld het gebruik van een tankpas, waarmee alle transacties op één factuur komen te staan, wat de btw-teruggave vereenvoudigt en tevens kan dienen als onderdeel van je bewijslast.
De aanvraagprocedure voor de verklaring geen privégebruik auto
De aanvraag van de verklaring is relatief eenvoudig. Je werknemer vult het aanvraagformulier van de Belastingdienst in en stuurt dit ondertekend op. Na goedkeuring ontvangt de werknemer de uiteindelijke verklaring. Als werkgever ontvang jij vervolgens een kopie voor je eigen administratie.
Wanneer stop je de bijtelling?
Een veelgemaakte fout is het te vroeg stopzetten van de bijtelling. Je mag de bijtelling niet stopzetten op het moment dat je werknemer alleen maar aangeeft dat hij de verklaring heeft aangevraagd. Wacht altijd totdat je een kopie van de officiële Verklaring geen privégebruik auto van de Belastingdienst hebt ontvangen. Doe je dit eerder, dan loop je het risico op naheffingen.
Zodra je de kopie in handen hebt, stop je de bijtelling vanaf het eerstvolgende loontijdvak voor de loonberekening. Correcties met terugwerkende kracht voor reeds uitbetaalde loontijdvakken zijn niet toegestaan.
Daarnaast geldt nogmaals de regel: als je weet dat je werknemer op kalenderjaarbasis meer dan 500 kilometer privé zal rijden, mag je de verklaring niet gebruiken en moet je de bijtelling gewoon toepassen.
Specifieke regels voor de bestelauto
Voor bestelauto’s gelden soms afwijkende regels. In de volgende situaties kan een werknemer geen Verklaring geen privégebruik auto aanvragen voor een bestelauto:
- Als je een collectieve afspraak met de Belastingdienst hebt over het privégebruik van de bestelauto’s.
- Als je als werkgever het privégebruik van de bestelauto expliciet niet toestaat.
- Als je eindheffing toepast voor de bestelauto, omdat deze door meerdere werknemers afwisselend wordt gebruikt voor het werk.
Praktijkvoorbeelden: zo werkt het in 2026
Voorbeeld 1: starten met de verklaring
Stel, je hebt je werknemer een auto van de zaak ter beschikking gesteld. Op 23 mei 2026 betaal je het loon over mei, inclusief bijtelling voor privégebruik. Op 25 mei 2026 levert de werknemer een kopie van zijn Verklaring geen privégebruik auto in. Vanaf juni 2026 mag je de bijtelling achterwege laten. De bijtelling die is toegepast van januari tot en met mei mag je echter niet corrigeren; er is geen terugwerkende kracht.
Voorbeeld 2: een nieuwe auto en overtreding van de 500 km grens
Je werknemer heeft van januari tot en met mei 2026 een auto met een bijtellingsgrondslag van € 24.000. In deze periode heeft hij al 1.000 privékilometers gereden. De bijtelling bedraagt 25% van € 24.000 = € 6.000 op jaarbasis, wat neerkomt op € 500 per maand. Op 1 juni 2026 krijgt deze werknemer een andere auto met een bijtellingsgrondslag van € 30.000 en levert hij hiervoor een Verklaring geen privégebruik auto in. Omdat de werknemer van januari tot en met mei al 1.000 privékilometers heeft gereden (wat boven de grens van 500 km op jaarbasis ligt), mag je de verklaring negeren. Vanaf 1 juni 2026 moet je dus maandelijks 1/12 x 25% van € 30.000 = € 625 bij het loon tellen.
Als achteraf blijkt dat je werknemer de verklaring ten onrechte heeft aangevraagd omdat hij toch meer dan 500 privékilometers heeft gereden, krijg je als werkgever in principe geen naheffingsaanslag. De Belastingdienst legt de naheffing (inclusief eventuele heffingsrente en boete) dan op aan de werknemer voor de verschuldigde loonbelasting/premie volksverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw over de verstreken loontijdvakken. Naheffen kan tot en met 5 jaar na afloop van het kalenderjaar.
Voorbeeld 3: intrekken van de verklaring
Je werknemer heeft een auto van de zaak met een bijtellingsgrondslag van € 24.000 en heeft hiervoor een Verklaring geen privégebruik auto. In september 2026 vraagt hij om intrekking van de verklaring, omdat hij verwacht meer dan 500 privékilometers te gaan rijden. De Belastingdienst legt de werknemer een naheffingsaanslag op voor loonbelasting/premie volksverzekeringen over het privégebruik van januari tot en met september. Dit bedraagt 9/12 x 25% van € 24.000 = € 4.500. Deze aanslag kan worden verhoogd met een boete en heffingsrente. Vanaf 1 oktober 2026 moet je maandelijks weer € 500 (1/12 x 25% van € 24.000) bij het loon tellen en hierop loonbelasting/premie volksverzekeringen en eventueel inkomensafhankelijke bijdrage Zvw inhouden.
Belangrijkste tips voor ondernemers
De Verklaring geen privégebruik auto biedt een mooie mogelijkheid om bijtelling te voorkomen, maar het vereist nauwkeurigheid en alertheid. Zorg dat je als ondernemer goed op de hoogte bent van de regels en dat je werknemers dit ook zijn. Controleer altijd of je werknemer daadwerkelijk voldoet aan de voorwaarden en wacht met het stopzetten van de bijtelling totdat je de officiële kopie van de verklaring hebt ontvangen. Een sluitende rittenregistratie en het bewaren van alle relevante documenten zijn cruciaal om problemen bij een controle van de Belastingdienst te voorkomen.
