Vakantiedagen personeel: een complexe puzzel voor ondernemers
Als ondernemer of MKB-werkgever krijg je regelmatig te maken met vragen rondom vakantiedagen van je personeel. Wat zijn de rechten en plichten? Wat is het verschil tussen wettelijke en bovenwettelijke dagen? En hoe zit het met zieke werknemers of het weigeren van vakantieaanvragen? In dit artikel duiken we dieper in de regels en geven we je de handvatten om in 2026 correct met vakantiedagen om te gaan.
Wat zijn vakantiedagen eigenlijk?
Elke werknemer in Nederland heeft recht op vakantiedagen. Dit recht is vastgelegd in de wet. Het doel van vakantiedagen is dat werknemers kunnen herstellen en ontspannen, wat bijdraagt aan hun welzijn en productiviteit. Het minimale aantal wettelijke vakantiedagen is vier keer het aantal uren dat iemand per week werkt. Werkt je medewerker bijvoorbeeld 40 uur per week, dan heeft hij of zij recht op minimaal 160 uur (20 dagen) wettelijke vakantie per jaar.
Het onderscheid tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen
Het is belangrijk om het verschil te kennen tussen deze twee soorten vakantiedagen:
- Wettelijke vakantiedagen: Dit is het minimum aantal dagen waar je werknemer recht op heeft, zoals hierboven beschreven. Deze dagen zijn bedoeld voor herstel en kunnen niet zomaar worden afgekocht.
- Bovenwettelijke vakantiedagen: Dit zijn de extra vakantiedagen die je als werkgever toekent bovenop de wettelijke dagen. Deze kunnen vastgelegd zijn in een collectieve arbeidsovereenkomst (cao) of in de individuele arbeidsovereenkomst van de werknemer.
Vervaltermijnen van vakantiedagen: let op de deadlines
De geldigheid van vakantiedagen is niet onbeperkt:
- Wettelijke vakantiedagen: Deze vervallen zes maanden na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Vakantiedagen opgebouwd in 2025 vervallen dus uiterlijk per 1 juli 2026. Als werkgever heb je de plicht je werknemers actief te informeren over het naderende verval van hun wettelijke vakantiedagen. Doe je dit niet, dan kunnen ze langer geldig blijven.
- Bovenwettelijke vakantiedagen: Deze hebben een langere vervaltermijn. Ze vervallen pas vijf jaar na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd.
Vakantiedagen en feestdagen: wat zijn de regels?
In Nederland zijn er verschillende officiële feestdagen. Of een werknemer op deze dagen vrij is, is echter niet wettelijk geregeld. Dit hangt af van de afspraken in de cao of de arbeidsovereenkomst. Meestal is geregeld dat werknemers vrij zijn op erkende feestdagen zonder dat dit ten koste gaat van hun vakantiedagen. Controleer dus altijd de cao of het arbeidscontract om misverstanden te voorkomen.
Ziekte en vakantie: een veelgestelde vraag
De combinatie van ziekte en vakantiedagen roept vaak vragen op. Hier zijn de belangrijkste punten:
Opbouw van vakantiedagen tijdens ziekte
Zolang een werknemer recht heeft op loon, bouwt hij of zij zowel wettelijke als bovenwettelijke vakantiedagen op. Dit geldt dus ook tijdens ziekte, ongeacht het percentage dat de werknemer ziek is. De opbouw stopt pas als de loondoorbetalingsverplichting van jou als werkgever na 104 weken ziekte eindigt.
Vakantiedagen opnemen als je ziek bent
Als een zieke werknemer op vakantie gaat, worden de vakantiedagen gewoon afgeschreven van het saldo. Dit geldt ook als de werknemer niet volledig re-integreert of zelfs volledig arbeidsongeschikt is. De afschrijving is gebaseerd op de normale arbeidsduur van de werknemer. Werkt iemand normaal 40 uur en gaat hij een week op vakantie, dan worden er 40 vakantie-uren afgeschreven, ook al werkt hij door ziekte tijdelijk minder uren.
Salaris tijdens vakantie bij ziekte
Een belangrijk punt: ook al ontvangt een zieke werknemer tijdens ziekte mogelijk een lager percentage van zijn loon (bijvoorbeeld 70% of 80%), tijdens een vakantieperiode moet het loon voor de opgenomen vakantiedagen altijd voor 100% worden uitbetaald. Dit is een wettelijke bepaling om het hersteldoel van vakantie te waarborgen.
Vakantieaanvragen weigeren of vakantie verplichten?
Wanneer mag je een vakantieaanvraag weigeren?
Je mag een vakantieaanvraag van je werknemer alleen weigeren als je daarvoor gewichtige redenen hebt. Dit betekent dat de vakantie ‘ernstige verstoringen in de bedrijfsvoering’ zou veroorzaken. Denk hierbij aan een cruciaal project dat afgerond moet worden, onderbezetting die de bedrijfsvoering lamlegt, of een piekperiode waarin de aanwezigheid van de werknemer onmisbaar is. Je dient de weigering schriftelijk en binnen twee weken na de aanvraag te motiveren.
Mag je werknemers verplichten vakantie op te nemen?
In principe mag je een werknemer niet verplichten vakantiedagen op te nemen. Vakantiedagen zijn bedoeld voor herstel en de werknemer heeft het recht om zelf de timing te bepalen. Er zijn echter uitzonderingen:
- Collectieve vrije dagen: Als in de cao of in de arbeidsovereenkomst is vastgelegd dat je bedrijf op bepaalde dagen collectief gesloten is (bijvoorbeeld tussen Kerst en Nieuwjaar, tijdens de bouwvak, of op brugdagen), dan mogen werknemers verplicht worden hiervoor vakantiedagen op te nemen. Zorg ervoor dat deze afspraken duidelijk zijn gecommuniceerd en vastgelegd.
- Bedrijfssluiting zonder afspraak: Als je besluit het bedrijf te sluiten zonder dat dit vooraf is vastgelegd, mag je werknemers niet verplichten vakantiedagen op te nemen. In dat geval moet je het loon gewoon doorbetalen.
Het is raadzaam om collectieve sluitingen tijdig (minimaal twee maanden van tevoren) aan te kondigen en hierover in overleg te gaan met je personeel. Soms is het mogelijk om afspraken te maken waarbij bijvoorbeeld maar een deel van de vakantiedagen wordt ingezet.
De beschermde functie van vakantiedagen
De wet beschermt het recht op vakantiedagen sterk. Dit komt door de herstelfunctie die vakantie heeft. Het is essentieel dat werknemers kunnen ontspannen en loskomen van hun werk om fysiek en mentaal gezond te blijven. Om deze reden is het bijvoorbeeld ook niet toegestaan dat een werknemer afziet van het opbouwen van wettelijke vakantiedagen, zelfs niet in ruil voor een hoger salaris. Afwijken van de wettelijke regels mag alleen als dit ten gunste is van de werknemer.
Conclusie
Het correct omgaan met vakantiedagen van je personeel vraagt om kennis van de regels en duidelijke communicatie. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van de verschillen tussen wettelijke en bovenwettelijke dagen, de vervaltermijnen, en de specifieke regels rondom ziekte en vakantie. Door proactief en transparant te zijn, voorkom je discussies en draag je bij aan een positieve werksfeer en het welzijn van je werknemers.
