Vakantiedagen: een helder overzicht voor ondernemers
Vakantierechten van werknemers kunnen soms complex aanvoelen. Van opbouw tijdens ziekte tot het weigeren van een aanvraag en het vervallen van oude dagen; als ondernemer wil je hier helderheid over. Dit artikel biedt je een actueel en compleet overzicht van de regels in 2026, zodat je precies weet waar je aan toe bent en misverstanden voorkomt.
De belangrijkste punten in het kort
- Werknemers bouwen ook tijdens ziekte en diverse vormen van verlof vakantiedagen op.
- Wettelijke vakantiedagen vervallen doorgaans na zes maanden, bovenwettelijke pas na vijf jaar.
- Wettelijke vakantiedagen mag je alleen uitbetalen bij het einde van het dienstverband.
- Werknemers bepalen in principe zelf wanneer ze vakantie opnemen; een weigering is alleen mogelijk bij zwaarwegende bedrijfsredenen.
Wettelijke vakantiedagen: het minimum in 2026
Elke werknemer heeft recht op een minimaal aantal vakantiedagen. Dit wettelijke minimum bedraagt vier keer de wekelijkse arbeidsduur, uitgedrukt in uren. Werk je werknemer bijvoorbeeld 25 uur per week? Dan heeft hij of zij recht op 100 vakantie-uren per jaar (4 x 25 uur), wat neerkomt op minimaal vier weken vrij.
Voor werknemers die niet het hele jaar of in deeltijd werken, geldt een opbouw naar rato. Werkt iemand bijvoorbeeld een half jaar, dan bouwt deze persoon de helft van het jaarlijkse aantal dagen op.
Het is cruciaal om te onthouden dat je als werkgever niet mag afwijken van dit wettelijke minimum ten nadele van je werknemer. Bovendien moet iedere werknemer de mogelijkheid krijgen om minstens twee aaneengesloten weken vakantie op te nemen.
Bovenwettelijke vakantiedagen: de extra’s
Naast de wettelijke vakantiedagen bieden veel bedrijven extra vakantiedagen aan via de cao of individuele arbeidscontracten. Deze extra dagen staan bekend als bovenwettelijke vakantiedagen. Ook aanvullende dagen voor bijvoorbeeld oudere werknemers vallen hieronder.
Een duidelijke administratie en communicatie over het onderscheid tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen is essentieel om verwarring te voorkomen.
Opbouw van vakantiedagen: wanneer wel en niet?
Vakantiedagen worden opgebouwd over periodes waarin een werknemer recht heeft op loon. Er zijn echter ook specifieke situaties zonder reguliere werkzaamheden waarin vakantiedagen gewoon worden opgebouwd. Dit zijn onder andere:
- Ziekte, inclusief langdurige ziekte.
- Zwangerschaps- en bevallingsverlof.
- Aanvullend geboorteverlof.
- Betaald ouderschapsverlof.
- Adoptieverlof.
- Langdurig zorgverlof.
- Deelname aan vakbondsbijeenkomsten met jouw toestemming.
- Onvrijwillige werkloosheid, zoals bij werktijdverkorting of onwerkbaar weer.
- Militaire dienst (voor reservisten of buitenlandse dienstplicht).
- Verplichte schoolactiviteiten voor werknemers onder 18 jaar (volgens de Leerplichtwet).
Vakantiedagen tijdens onbetaald verlof
Tijdens onbetaald verlof bouwt een werknemer in principe geen vakantiedagen op. Uitzonderingen hierop zijn langdurig zorgverlof en aanvullend geboorteverlof, waarover wel vakantiedagen worden opgebouwd.
Vakantie in uren opnemen
Je werknemer mag vakantiedagen ook in uren opnemen, bijvoorbeeld voor een bezoek aan de tandarts of om thuis te zijn voor een monteur. Dit is echter alleen mogelijk voor de bovenwettelijke vakantiedagen. Wettelijke vakantiedagen zijn bedoeld voor een langere periode van rust en ontspanning.
Vakantiedagen en ziekte: wat zijn de regels in 2026?
Bij ziekte bouwen werknemers volledig wettelijke vakantiedagen op, zelfs bij langdurige ziekte. Er bestaat vaak onduidelijkheid over het opnemen van vakantie tijdens ziekte. Een zieke werknemer moet in principe gewoon vakantie opnemen als hij of zij vrij wil zijn, tenzij de medische situatie dit onmogelijk maakt. Een werknemer die bijvoorbeeld gedeeltelijk werkt of bezig is met re-integratie, kan en moet vakantie opnemen als daar behoefte aan is.
Indien een werknemer ziek blijft en zijn wettelijke vakantiedagen niet opneemt, vervallen deze dagen zodra de wettelijke termijn is verstreken.
Hoe lang blijven vakantiedagen geldig?
De geldigheid van vakantiedagen kent een belangrijke splitsing:
- Wettelijke vakantiedagen: Deze zijn zes maanden geldig na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Daarna vervallen ze, tenzij de werknemer redelijkerwijs niet in staat was deze op te nemen. Bij het opnemen van dagen worden de oudste dagen altijd als eerste verbruikt.
- Bovenwettelijke vakantiedagen: Deze verjaren pas na vijf jaar na het kalenderjaar van opbouw.
Voorbeeld voor opbouwjaar 2025:
- Wettelijke dagen uit 2025 vervallen op 1 juli 2026.
- Bovenwettelijke dagen uit 2025 blijven geldig tot 31 december 2030.
Vakantiedagen-administratie: zo houd je het overzicht
Een nauwkeurige en transparante administratie van vakantiedagen is cruciaal. Leg afspraken hierover altijd schriftelijk vast in de arbeidsovereenkomst of een personeelshandboek. Je administratie moet de volgende punten duidelijk weergeven:
- Het aantal opgebouwde wettelijke en bovenwettelijke dagen, apart vermeld.
- De verval- of verjaringsdata van de dagen.
- Het reeds opgenomen aantal dagen.
Een groeiende trend is het registreren van vakantiedagen in uren, vooral bij parttimers of flexwerkers. Dit zorgt voor meer precisie en flexibiliteit.
Ziek tijdens vakantie: wat te doen als werkgever?
Wordt je werknemer ziek tijdens zijn vakantie? Dan tellen die dagen niet als vakantie, maar als ziekteverzuim. Het is wel essentieel dat de werknemer zich direct ziekmeldt volgens de geldende procedure. De gemiste vakantiedagen kunnen in overleg op een later moment opnieuw worden ingepland.
Vakantiedagen uitbetalen: wanneer is het toegestaan?
De regels voor het uitbetalen van vakantiedagen zijn strikt:
- Wettelijke vakantiedagen: Deze mogen niet worden afgekocht, behalve bij het einde van het dienstverband.
- Bovenwettelijke vakantiedagen: Deze mogen wél worden afgekocht, mits jij en je werknemer dit schriftelijk overeenkomen. Niemand kan dit afdwingen; het is een gezamenlijke keuze.
Vakantiedagen bij beëindiging van het dienstverband
Wanneer een werknemer uit dienst gaat, ben je verplicht alle resterende vakantiedagen uit te betalen. Dit geldt voor zowel de wettelijke als de bovenwettelijke dagen. Je dient de werknemer een schriftelijke verklaring te geven met daarop het aantal uitbetaalde dagen. Bij een nieuwe werkgever kan de werknemer soms onbetaald verlof opnemen voor de uitbetaalde wettelijke vakantiedagen, hoewel dit niet verplicht is voor de nieuwe werkgever, tenzij hierover specifieke afspraken zijn gemaakt.
Vakantieaanvraag: wie beslist?
De werknemer heeft het recht om te bepalen wanneer hij of zij vakantie wil opnemen. Je mag een vakantieaanvraag alleen weigeren als er sprake is van zwaarwegende bedrijfsredenen, zoals een onverwacht personeelstekort dat de bedrijfsvoering ernstig in gevaar brengt, of een cruciale opdracht die daardoor niet kan worden uitgevoerd.
Belangrijk: Reageer altijd binnen twee weken op een vakantieaanvraag. Als je niet binnen deze termijn reageert, mag de werknemer ervan uitgaan dat de vakantie is goedgekeurd zoals aangevraagd.
Heb je een vakantie eenmaal goedgekeurd? Dan mag je die alleen intrekken bij een ernstige noodsituatie. In dat geval ben je als werkgever verplicht de gemaakte kosten van de werknemer te vergoeden.
