Waarom een actueel verzuimprotocol essentieel is in 2026
Ziekte of arbeidsongeschiktheid is een onvermijdelijk onderdeel van het ondernemerschap. Hoewel je preventief veel kunt doen, zal een medewerker op enig moment ziek worden. Om de impact hiervan te minimaliseren en een snelle terugkeer naar werk te bevorderen, is een helder en actueel verzuimprotocol onmisbaar. Dit protocol, dat onderdeel uitmaakt van je bredere verzuimbeleid, legt vast wie welke stappen onderneemt en wanneer, vanaf de ziekmelding tot en met de re-integratie. Het vormt tevens de basis voor een plan van aanpak of een re-integratieverslag bij langdurig verzuim. Zo ben je als ondernemer goed voorbereid op de verzuimtrends van 2026 en bescherm je jouw bedrijf tegen onverwachte kosten.
De ziekmelding: preventie en de eerste stappen
Wanneer een medewerker zich ziek meldt, is het belangrijk om hier adequaat op te reageren. Je hoeft een ziekmelding niet zomaar te accepteren; er is ruimte voor een proactieve benadering. Soms kunnen creatieve oplossingen kortdurend verzuim voorkomen of verkorten. Denk bijvoorbeeld aan het regelen van vervoer voor een medewerker met een blessure, of het bespreken van de mogelijkheid tot thuiswerken voor enkele uren. Ook het calamiteitenverlof kan een oplossing bieden bij acute problemen in de privésfeer.
Door ‘door te vragen’ toon je betrokkenheid en kun je inschatten of er alternatieven zijn. Dit voorkomt dat klein verzuim onnodig lang duurt. Wees echter wel voorzichtig: de medewerker is niet verplicht om de aard of oorzaak van de ziekte te melden. Jouw voortvarendheid mag niet als wantrouwen worden opgevat.
Informatie die je mag vragen bij een ziekmelding
Hoewel je niet naar de medische details mag vragen, zijn er specifieke vragen die je wel kunt stellen om het verzuimproces goed te begeleiden:
- Waar de medewerker zich bevindt en contactgegevens (telefoonnummer, eventueel verpleegadres).
- Een inschatting van de verwachte duur van het verzuim.
- Welke lopende afspraken en werkzaamheden overgenomen moeten worden.
- Of de ziekte het gevolg is van een arbeidsongeval (dit vereist melding bij de Inspectie SZW).
- Of de ziekte gerelateerd is aan zwangerschap of orgaandonatie (in deze gevallen valt de medewerker onder de Ziektewet en kun je loondoorbetaling claimen bij het UWV).
- Of een derde partij aansprakelijk is voor het verzuim, bijvoorbeeld door een ongeval (dit opent de mogelijkheid tot regresrecht).
- Of er eventueel werkzaamheden zijn die de medewerwerker, ondanks de beperkingen, wel kan uitvoeren (passend werk).
Duidelijke procedure voor de ziekmelding
Het is aan te raden dat de leidinggevende de ziekmelding opvangt, en niet een directe collega. Dit bevordert de betrokkenheid en maakt direct overleg mogelijk over lopende taken. Leg alle afspraken over ziekmeldingen en herstelmeldingen vast in je verzuimprotocol om discussie op het moment zelf te voorkomen. Denk hierbij aan:
- Het uiterlijke tijdstip van ziekmelding (bijvoorbeeld vóór 09:00 uur).
- Bij wie de medewerker zich moet ziekmelden (directe leidinggevende of diens vervanger).
- Wanneer de leidinggevende contact opneemt als de melding niet direct is ontvangen (bijvoorbeeld voor 12:00 uur).
- Wie verantwoordelijk is voor het doorgeven van de ziekmelding aan P&O of de arbodienst.
- De procedure bij ziekte tijdens vakantie (bijvoorbeeld de eis van een doktersverklaring).
Vervolgstappen en de wet verbetering poortwachter in 2026
Zodra een medewerker zich ziek heeft gemeld, ben je als werkgever verplicht diverse stappen te ondernemen conform de Wet verbetering poortwachter. Regelmatig contact en het opstellen van een plan van aanpak zijn hierin cruciaal. Je verzuimprotocol moet daarom ook regels bevatten over de vervolgstappen, zoals:
- Wie verantwoordelijk is voor het opstellen van het plan van aanpak (uiterlijk in de zesde week) en het bijhouden van het re-integratiedossier.
- Welke re-integratie-inspanningen verwacht worden van zowel werkgever als werknemer.
- Hoe en hoe vaak de werkgever contact onderhoudt met de zieke medewerker.
- Het beleid rondom ‘verzuimcontrole’ door de bedrijfsarts of arbodienst.
- Wanneer en hoe passend werk wordt aangeboden.
- De procedure voor re-integratie bij een andere organisatie (tweede spoor).
- Wie (en wanneer) een second opinion of deskundigenoordeel kan aanvragen bij het UWV.
- Wanneer de aanvraag voor een WIA-uitkering wordt ingediend en door wie.
- Welke sancties de werkgever kan opleggen bij het niet naleven van gedragsregels.
Een goed doordacht en gecommuniceerd verzuimprotocol draagt bij aan een efficiënt verzuimproces, minimaliseert de impact op je bedrijf en ondersteunt je medewerkers bij een spoedig herstel en terugkeer naar de werkvloer. Zorg ervoor dat jouw protocol up-to-date is met de huidige wet- en regelgeving van 2026.
